fbpx
Política de privacidad

GENERALIDADES Y PRINCIPIOS

FORMACTIVA SAS identificada con NIT 811021599, en calidad de responsable del manejo de información recolectada de empleados, exempleados, clientes, proveedores y en cumplimiento de los parámetros definidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad aplicable que reglamente, modifique o derogue el asunto, mediante este documento se adoptan las políticas que se establecen para el TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de personas naturales y además los principios, medios, canales y responsables mediante los cuales los titulares de la información podrán tramitar lo relativo al ejercicio de los derechos relacionados con los datos personales.

Siguiendo el principio de temporalidad y confidencialidad, FORMACTIVA SAS garantiza que cualquier dato que se recolecte que no sea público y se considere confidencial, será reservado por el tiempo que continúe su tratamiento. La vigencia de la base de datos personales está supeditada a la finalidad para la que se autorizó su tratamiento. Se concluirá con el tratamiento de los datos personales que se administren una vez se cumpla el fin para el que fueron recolectados, a menos que por algún deber legal deban permanecer en su base de datos. Para esto, se tienen implementados métodos, recursos y canales específicos dentro de la empresa que permiten un adecuado ejercicio de los derechos sobre los datos personales de los titulares; desde la recolección, actualización, gestión, supresión, modificación o eliminación de datos o autorizaciones.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con la naturaleza de nuestra organización se establecen mecanismos adecuados y eficaces para proteger la información contenida en nuestras bases de datos que son de carácter confidencial, para el desarrollo del giro ordinario de nuestro negocio. FORMACTIVA SAS tiene como OBJETO SOCIAL que la empresa se dedicará a ejecutar todo tipo de contrato relacionado con Diseño, planeación, ejecución, sostenimiento y evaluación de procesos de la gestión del talento humano, tales como: – Formación empresarial, selección de personal, planes de incentivos, programas de bienestar, preparación para el retiro laboral, entre otros, para las personas y/o empresas que así lo soliciten. La sociedad tendrá como propósito: – Diseñar programas de formación y selección empresarial de manera que cualifique el desempeño y mejore las relaciones laborales de los empleados. – Diseñar e implementar programas de formación virtual empresarial generales y a la medida del cliente. – Aportar nuevas metodologías educativas de manera que se facilite el proceso de aprendizaje en el ámbito individual y de grupos organizados. – Contribuir con programas o eventos educativos al crecimiento personal y comunitario, por medio de métodos activos de aprendizaje. Diseñar campañas de comunicación interna para programas de formación empresarial. – Diseñar y producir todo tiempo de material publicitario y didáctico como medio promocional y de validación de los
programas de formación en las organizaciones.

FORMACTIVA SAS con el objeto exclusivo de ejecutar y llevar a cabo las actividades comerciales y demás relacionadas con el giro ordinario de su actividad principal, utiliza los datos para que entre otras finalidades se logre:

Socios y accionistas:
• Realizar la gestión administrativa contable y financiera relacionada con acciones, utilidades y dividendos para accionistas.
• Citación a juntas y asambleas.
• Remisión de informes.
• Registros legales ante las autoridades competentes.

Terceros:
La recolección y tratamiento de los datos personales de los terceros se hará con el fin de prestar los servicios contratados con FORMACTIVA SAS, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:
• Mantenimiento, desarrollo y control de la relación comercial entre
eltitular del dato y FORMACTIVA SAS.

• Prestar los servicios de acuerdo con sus necesidades particulares.
• Registros de gestión económica, contable, fiscal, tributaria y administrativa, para la gestión de clientes, de cobros y pagos, de facturación, de cumplimiento de obligaciones financieras, así como del historial de relaciones comerciales.
• Reportes ante las autoridades de vigilancia y control, o respuestas a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
• Complementar la información y en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
• Envío de información de novedades, noticias, boletines, foros, educación, publicidad o marketing, relacionado con nuestro objeto
social.
• Mejora del servicio, basada en el conocimiento de sus preferencias y la adaptación de los productos y servicios para responder mejor a sus intereses.
• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.

Empleados, aspirantes a puestos vacantes y practicantes:
• FORMACTIVA SAS tratará los datos personales de sus empleados y contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral o de servicios.

• Tratamiento antes de la relación laboral: Los datos recolectados para participar en proceso de selección, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección, serán tratados única y exclusivamente para dicho proceso, incluidos las pruebas psicotécnicas, entrevistas, visitas familiares, estudios de seguridad, etc. Una vez se agote el proceso de selección, se informará el resultado positivo o negativo. La información obtenida por FORMACTIVA SAS respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicasy entrevistas, serán conservados durante DOS meses, para posteriores reclamaciones, vencido este término serán destruidos. FORMACTIVA SAS cuando contrate procesos de selección de personal con terceros solicitará la autorización para compartir los datos, regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados por medio de acuerdos para compartir datospersonales, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en FORMACTIVA SAS, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información los niveles y medidas de seguridad adecuados.

Tratamiento de datos durante la relación contractual: FORMACTIVA SAS almacenará los datos e información personales obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta marcada con el nombre e identificación de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, física o digital, será autorizado por la Gerencia general o al área que se delegue esta función, acorde con sus procedimientos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre FORMACTIVA SAS y el empleado, afiliación a seguridad social, reportes exigidos por la ley, pago de nómina, y demás finalidades legales y contractuales. Adicionalmente la recolección y tratamiento se hará con el fin de poder desarrollar las actividades pactadas entre FORMACTIVA SAS y sus trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes tareas:
• Mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el titular del dato y FORMACTIVA SAS.
• Procesos al interior de FORMACTIVA SAS, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas y gestión contable.
• Gestión de recursos humanos en temas relacionados con las prestaciones sociales, y en general asuntos relacionados con nómina.
• Procesos de promoción del personal.
• Administración relacionada con el trabajo temporal.
• Información relacionada con la condición de salud del personal de FORMACTIVA SAS.
• En virtud del cumplimiento de la relación laboral, o por orden de las entidades que conforman el poder público, la realización o colaboración en procedimientos judiciales.
• Emisión de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
• Reportes ante las autoridades de vigilancia y control.
• Demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos laborales o que deriven de su actividad laboral.

• Envío de información de novedades, noticias, boletines, foros, educación, publicidad o marketing, relacionado con nuestro objeto social.
• También aplicará a este grupo las finalidades establecidas para los clientes en lo pertinente.
• Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Una vez terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa,
FORMACTIVA SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en las bases de datos de FORMACTIVA SAS con fines autorizados y bajo condiciones idóneas de seguridad para su protección.
• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.

Proveedores:
La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que FORMACTIVA SAS requiera, para el normal funcionamiento de su operación. De igual forma tendrá las
siguientes finalidades:
• Contratar servicios en cualquiera de las áreas de trabajo de FORMACTIVA SAS.
• Realizar guías o catálogos relacionados con los servicios contratados.
• Cumplir con los procesos internos de FORMACTIVA SAS en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Realización de la gestión tributaria y contable.
• En virtud del cumplimiento de la relación contractual o por orden de las entidades que conforman el poder público, la realización o colaboración en procedimientos judiciales a que haya lugar en virtud de la relación comercial.
• Reportes ante las autoridades de vigilancia y control.
• Demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los
contratos o que deriven de su actividad.
• Envío de información de novedades, noticias, boletines, foros, educación, publicidad o marketing, relacionado con nuestro objeto social.
• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.
Clientes:
• Contactar de manera ágil y fácil a los titulares de la información para poder llevar a cabo los contratos y demás negocios jurídicos que realiza FORMACTIVA SAS.

• Realizar actividades de fidelización y prospección de clientes sobre servicios, productos y demás que se consideren oportunos con el fin
exclusivo de prestar un mejor servicio.
• Desarrollar las actividades propias de los contratos suscritos, en especial la gestión del servicio contratado.
• Realizar contactos tendientes a la medición del nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios.
• Realizar contactos tendientes a la actualización de datos.
• Enviar material publicitario o promocional referente a los productos y servicios que ofrece la organización.
• Realizar contactos tendientes a la realización de investigaciones de mercados para mejorar los productos, procesos y servicios.
• Realizar estudios técnicos, estadísticos y de encuestas para la organización.
• Otros que sean necesario para el desarrollo del giro ordinario del negocio.
• Consultas y reportes en centrales de información y listas públicas.

DEBERES:
FORMACTIVA SAS como responsable en el manejo de datos tiene los siguientes deberes:
• Garantizar al titular de la información el ejercicio sus derechos en todo momento.
• Tramitar las consultas, quejas, reclamos y modificación de consentimiento o autorizaciones.
• Informar a solicitud del titular el uso de datos que se ha dado.
• Garantizar que la información brindada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Conservar y solicitar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente la finalidad de recolección y los derechos que le asisten al titular.
• Rectificar la información que sea incorrecta mediante actualizaciones y comunicárselas al encargado para que esta información se mantenga actualizada.
• Conservar debidamente y bajo los parámetros de seguridad necesarios la información recolectada, impidiendo una posible consulta, acceso o uso fraudulento o no autorizado.

• Informar a las autoridades competentes cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información. Así mismo, deberá cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades.
• Exigir al encargado del tratamiento la debida diligencia en cuanto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
• Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular y no haya finalizado el trámite.

DERECHOS DE LOS TITULARES:
En virtud del derecho fundamental de la protección de datos personales, los titulares de la información tratada y recolectada por FORMACTIVA SAS, para lo que se implementan unos códigos de seguridad y canales de comunicación, así mismo podrán:


• Conocer y acceder a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas y reclamos sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Conocer las políticas y procedimientos adoptados por FORMACTIVA SAS.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de la información.
• Revocar y modificar la autorización y también solicitar la supresión de los datos personales.
• Rectificar, conocer y actualizar sus datos.

PROCEDIMIENTO POR PARTE DE LOS TITULARES PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS FRENTE A LOS DATOS PERSONALES CANALES: Para el ejercicio de sus derechos el titular deberá elevar un escrito dirigido a FORMACTIVA SAS a la siguiente dirección: domicilio principal Calle 52 B
78 90 Apartamento 201 Medellín o mediante correo electrónico a donde anexe la información relacionada, en la cual deberá: gerencia@formactiva.com.co y proveedores@formactiva.com.co


• Realizar presentación personal de su solicitud mediante cualquier medio idóneo que permita plena identificación como titular de la información sobre la que ejerce sus derechos.

Con el fin de dar respuesta a las consultas, atender, tramitar y recibir reclamos o rectificaciones a la información o bien modificar o suprimir autorizaciones, se deberá indicar la siguiente información:


• Dirección de contacto físico y electrónico.
• Teléfono fijo o celular.
• Fecha en la que realiza la solicitud.
• Descripción en detalle, clara y completa de los hechos, motivos y objeto de la petición.
• Si desea indicar una corrección o actualización debe indicar las mismas ya portar documentación que avale la petición.

Términos de consulta: Para tramitar y dar respuesta a consultas, FORMACTIVA SAS contará con diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo. En caso de que una solicitud de consulta no pueda ser tramitada dentro de este término, se informará al interesado antes del vencimiento explicando las razones del retraso y en todo caso el término máximo no podrá superar los cinco (5) días hábiles después de vencido el primer término.

Términos de reclamos: Para atender reclamos, FORMACTIVA SAS contará con quince (15) días hábiles a partir de la fecha de recibo. En caso de no poder ser tramitada en ese término, se informará al interesado antes del vencimiento explicando las razones. En el caso en que un reclamo no pueda ser tramitado dentro de este término, se informará al interesado antes del vencimiento de este exponiendo las razones del retraso y en todo caso el término máximo no podrá superar los Ocho (8) días hábiles después de vencido el primer término.

Para el cumplimiento de las consultas y reclamos, FORMACTIVA SAS establecerá un procedimiento que será publicado en la página web www.formactiva.com.co y facilitará a los titulares los formatos de solicitud para los mismos.

Nuestra empresa se reserva el derecho a modificar, en cualquier momento, de manera unilateral la presente política, actualizándola en la página web www.formactiva.com.co y podrá ser comunicada por cualquier medio.

Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de datos que pueda afectar el contenido de la autorización otorgada por el titular será comunicado a este en los términos establecidos por la normativa vigente. Además, se conservarán las versiones anteriores de la Política de Tratamiento de datos. Se expide en Medellín a los 02 días del mes de mayo de 2024.

 

 
0
    0
    Tu carrito
    Tu carrito esta vacíoVolver a la tienda
    ×

    Hola!

    Haga clic en uno de nuestros contactos a continuación para chatear en WhatsApp
    ×